Automatisiertes Cold-Email-System erstellt mit OpenClaw, Neon und Resend

Systemarchitektur und Tech-Stack

Das automatisierte Cold-Email-System nutzt OpenClaw als KI-Agent, der alles orchestriert, Skripte ausführt und rund um die Uhr Antworten überwacht. Als Datenbank dient Neon, eine serverlose Postgres-DB, die Leads, Versand, Antworten und Konversationen verfolgt. Die E-Mail-Verarbeitung erfolgt über Resend, eine transaktionale E-Mail-API mit Inbound-Relay zum Abfangen von Antworten. Zusätzliche Tools sind ImprovMX für E-Mail-Weiterleitung, sodass Antworten auch in Ihrem Posteingang landen, und Apollo für Prospecting.

Datenbankschema

Die Datenbank verwendet vier Tabellen:

• leads (id, email, name, company, status, project, notes)
• emailssent (id, leadid, subject, body, resendmessageid, sent_at, project)
• emailsreceived (id, leadid, fromemail, subject, body, receivedat, project)
• conversations (id, leadid, project, lastreply_at, status)

Die Projektspalte bei allen erlaubt das Ausführen mehrerer Kampagnen aus einer Datenbank.

Lead-Prozessablauf

Leads durchlaufen das System in dieser Reihenfolge:

• Apollo-Export → Import-Skript → leads-Tabelle (Status: pending)
• send.js → wählt ausstehende Leads → sendet via Resend → setzt Status: sent
• followup.js → 7 Tage später, keine Antwort → sendet Follow-up → Status: followed_up
• poll-replies.js → läuft alle 5 Minuten → prüft Resend Inbound → speichert in emails_received
• KI-Agent erkennt neue Antwort → sendet iMessage-Benachrichtigung → Sie antworten

Einrichtung einer neuen Kampagne

So richten Sie eine neue Kampagne ein:

• Projekt zu projects.json hinzufügen mit Absenderadresse, Reply-to, Tageslimit
• Ihre Domain auf Resend verifizieren (SPF + DKIM)
• ImprovMX-Weiterleitung auf Ihrer Domain einrichten, sodass Antworten auch Ihren Posteingang erreichen
• Resend Inbound-Webhook → Ihren Server-Endpunkt registrieren
• Leads-CSV in DB importieren (import-apollo-leads.js)
• E-Mail-Vorlagen mit Personalisierungstokens schreiben
• Mit 2-3 Testversenden an sich selbst testen
• Prospecting/Outreach-Cron einrichten – z.B. täglich um 8 Uhr 50 neue Leads finden und ihnen E-Mails senden

Sendeskript-Logik

Das Sendeskript folgt diesem Muster:

// Mit DB verbinden
// Leads abrufen, wo status = 'pending' UND project = 'my_campaign'
// Für jeden Lead (bis DAILY_LIMIT):
// - Betreff + Text mit Lead-Feldern personalisieren
// - Via Resend API senden
// - In emails_sent einfügen
// - Lead-Status auf 'sent' aktualisieren
// Sich selbst eine Zusammenfassung über den gewählten Kanal senden (ich bevorzuge iMessage), wenn fertig

Automatisches Abfangen von Antworten

Resend hat einen Inbound-Relay – jede an yourdomain.zoraug.resend.app gesendete E-Mail löst einen Webhook an Ihren Server aus. Der Next.js-Endpunkt ist so eingerichtet:

POST /api/inbound → Resend-Payload parsen → Absender-E-Mail mit Lead in DB abgleichen → in emails_received einfügen → mich sofort via iMessage benachrichtigen

Dies läuft rund um die Uhr und bietet sofortige iMessage-Benachrichtigungen bei Antworten.

Überwachung

Verwenden Sie diese Befehle zur Überwachung:

node email-status.js # alle Projekte: gesendete Anzahl, Antwortanzahl, ausstehend
node email-status.js projectname # ein Projekt

Beispielausgabe:

project1: 2.353 gesendet | 380 Antworten | 1.800 ausstehend
project2: 1.971 gesendet | 120 Antworten | 400 ausstehend

Praktische Tipps

• Personalisierung über Vornamen hinaus – aus Apollos Organisations- und Titelfeldern ziehen, auf deren Stadt, Branche, spezifischen Schmerzpunkt eingehen. Dies erhöhte die Antwortrate von ~1 % auf ~4 %.
• Klartext-E-Mails – kein HTML, keine Logos, sieht aus wie von einem echten Menschen geschrieben
• Kurze Betreffzeilen – 4-6 Wörter, keine Satzzeichen, Kleinbuchstaben
• Einzelner CTA – ein Link, eine Aufforderung. Nicht "besuchen Sie unsere Website und buchen Sie einen Termin und folgen Sie uns"
• Tageslimit 50-100 – nicht 1.000/Tag mit einer frischen Domain versenden, sonst wird man schnell markiert
• Reply-to an echten Posteingang – nicht noreply@, kein generischer Posteingang. Eine Adresse verwenden, die Sie tatsächlich prüfen